1. In deze sollicitatievoorwaarden wordt beschreven hoe Pauwels N.V. als verantwoordelijke
voor de verwerking, met zetel Vaartstraat 176, 2520 Oelegem (“wij”, “ons”), ingeschreven in
de KBO onder nummer 0404.100.020, zich inzet voor de bescherming van haar externe en
interne kandidaten waarvan de persoonsgegevens verzameld worden. Deze voorwaarden zijn
van toepassing op de wervings- en selectieactiviteiten van Pauwels N.V. en in
overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van
persoonsgegevens.
2. Door het gebruik van onze careersite of diensten, ga je ermee akkoord dat je dit sollicitatie
privacybeleid zorgvuldig hebt gelezen en je hiermee zonder voorbehoud instemt. Wij
behouden ons het recht voor om dit privacybeleid regelmatig te wijzigen volgens ons eigen
inzicht. Zulke wijziging zal via de website www.pauwels-sauces.com gecommuniceerd
worden.
3. ‘cookies’ of gelijkaardige technologie kunnen gebruikt worden als onderdeel van de website
of de diensten. Cookies zijn tekstbestanden die geplaatst worden op de harde schijf van een
toestel, en die bepaalde informatie bevatten, waaronder soms persoonsgegevens. Meer info
omtrent het gebruik van cookies kan je in onze algemene privacy policy terugvinden
(https://www.pauwels-sauces.com/nl/privacy-policy/ & https://www.pauwelssauces.com/nl/cookiebeleid/ )
4. Dit privacybeleid werd laatst bijgewerkt op 05/10/2021.
WELKE GEGEVENS WIJ VERWERKEN & WAAROM WIJ DAT DOEN
1. Via de careersite (https://jobs.pauwels-sauces.com/index.aspx ) of intranet krijgen kandidaten de
mogelijkheid om spontaan te solliciteren en/of voor vacatures specifiek.
2. Pauwels N.V., de verwerkingsverantwoordelijke, verbindt er zich toe jouw persoonsgegevens enkel
voor volgende verwerkingsdoeleinden te gebruiken:
 Registratie van sollicitaties of vragen over vacatures
o Verwerking van alle gegevens die vereist zijn om uw sollicitatie te kunnen
beoordelen met het oog op een mogelijke aanwerving. Deze beoordeling kan ook
een beoordeling door een externe partij (“assessment”) omvatten;
 Kandidaten opvolgen en communiceren over het sollicitatieproces;
 Afspraken inplannen met kandidaten Wervingsreserve samenstellen (databank met
kandidaat-werknemers)
 Melding nieuwe vacatures
 Sollicitatiegedrag analyseren om procedures te verbeteren en fraudepreventie
De verwerking van jouw persoonsgegevens is bijgevolg nodig om maatregelen te kunnen nemen
voorafgaand aan het sluiten van een arbeidsovereenkomst en het is in ons gerechtvaardigd belang i.e.
het belang om jouw te beoordelen alvorens je een aanbod van tewerkstelling te doen, wat ons
eveneens in jouw belang lijkt (of alleszins weegt dit niet op tegen ons belang).
3. In het geval van een positieve beoordeling en beslissing jou aan te werven, zullen we jouw
persoonsgegevens ook gebruiken om de arbeidsovereenkomst voor te bereiden.
In het geval van een beslissing om je niet aan te werven, zullen we jouw persoonsgegevens ook in een
databank met kandidaat-werknemers (wervingsreserve) bewaren gedurende een welbepaalde
periode (zie onderdeel ‘Bewaartermijnen’), met name om jou in de toekomst te kunnen contacteren
wanneer eventuele toekomstige opportuniteiten aansluiten bij jouw profiel. Dit is ook in ons
gerechtvaardigd belang.
Tot slot zullen wij uw persoonsgegevens die wij verzameld hebben in het kader van het
rekruteringsproces bewaren om ons te beschermen tegen mogelijke juridische claims zolang de
verjaringstermijn nog niet is afgelopen (= de tijd gedurende dewelke er een vordering tegen ons kan
worden ingesteld).
4. Om jouw sollicitatie of vraag vlot te laten verlopen, heeft Pauwels N.V. een aantal
persoonsgegevens nodig, zoals:
 Standaard identiteitsinformatie (naam, voorna(a)m(en), adres, …)
 Persoonlijke gegevens (geboorteplaats en -datum, nationaliteit, geslacht, telefoonnummer, emailadres, hobby’s en interesses, …)
 Uw foto indien je ons deze vrijwillig bezorgt
 Contactinformatie (woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, …)
 Gegevens in verband met jouw professionele ervaring (profiel, gegevens over voormalige
werkgevers, beëindiging van laatste tewerkstellingen en het geleverde werk, bijzondere
projecten, ...) met inbegrip van een referentieonderzoek indien u referenties hebt opgegeven
in uw cv;
 Gegevens in verband met jouw opleiding en vorming (diploma’s, certificaten, getuigschriften,
stages, bijzondere opleidingen, ...);
 Talenkennis;
 Indien van toepassing, of je al dan niet over een arbeids- en/of verblijfsvergunning voor de
Europese Economische Ruimte (EER) beschikt;
 Eventuele andere persoonlijke gegevens die je ons meedeelt bij jouw sollicitatie, in jouw cv of
motivatiebrief, in verband met de uitoefening van de functie;
 Digitale beoordeling via het internet (aanwezigheid op sociale media), in de mate dat deze
aanwezigheid openbaar is voor ons;
 Alle andere (dan de hierboven vermelde) persoonsgegevens die krachtens de wet verwerkt
moeten worden.
Je bent niet verplicht ons deze gegevens mee te delen. Indien je dit niet doet, kan dit jouw kans op
aanwerving wel negatief beïnvloeden. Pauwels N.V. verzamelt persoonsgegevens van kandidaten
rechtstreeks (persoonlijk contact, telefoongesprekken, e-mail, …) of via het sollicitatieformulier met
verplichte en optionele invoervelden en opgeladen bestanden (zoals: cv, motivatiebrief, diploma, …)
op de careersite (https://jobs.pauwels-sauces.com/index.aspx).
6. De kandidaat voegt geen gevoelige gegevens toe aan zijn sollicitatie, zoals gegevens ras, politieke
opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een
vakvereniging, gezondheid of medische informatie, seksuele leven, verdenkingen, vervolgingen,
strafrechtelijk, bestuurlijke veroordelingen en alle andere informatie die onderworpen is aan
reguleringen of bescherming uit hoofde van specifieke wetten.
7. Indien de kandidaat ongevraagd gevoelige gegevens verstrekt aan Pauwels N.V., geeft de kandidaat
Pauwels N.V. de toestemming om deze te wissen.
8. De gegevens van de kandidaat zijn zo nauwkeurig mogelijk en worden zo nodig door de kandidaat
en Pauwels N.V. bijgewerkt. Als een kandidaat meermaals solliciteert en daarom meermaals in de
databank voorkomt (dubbele kandidaat), zullen de gegevens in 1 dossier worden samengevoegd.
HOE WIJ GEGEVENS VERWERKEN EN WIE ER TOEGANG TOT HEEFT
1. Pauwels N.V. slaat jouw persoonsgegevens op in een beveiligde database.
2. Pauwels N.V. waarborgt dat jouw data niet worden doorgegeven aan derden voor commerciële of
andere doeleinden, met de mogelijke uitzondering van onze assessment centers enz. in geval dit
relevant is voor het aanwervingsproces (zie punt 3). Ook zal Pauwels N.V. nooit gegevens van
kandidaten verkopen of verhandelen.
3. Voor praktische uitvoering kan Pauwels N.V. beroep doen op leveranciers (bv. rekruteringssoftware,
testleverancier, interim- en selectiekantoor, …) die toegang krijgen tot bepaalde gegevens van
kandidaten om diensten (bv. inplannen van een assessment, uitnodiging testafname, …) te leveren in
kader van het rekruterings- en selectieproces. Pauwels N.V. zorgt ervoor dat deze derden zorgvuldig
met jouw persoonsgegevens omgaan en zich houden aan alle regels.
4. Pauwels N.V. kan krachtens van toepassing zijnde wetten worden verplicht, bepaalde gegevens van
kandidaten te onthullen aan derden, bijvoorbeeld overheid. Ook kan het nodig zijn voor Pauwels N.V.
krachtens van toepassing zijnde wetten gegevens van kandidaten mee te delen om haar wettelijke
rechten te beschermen.
5. De toegang tot de gegevens van kandidaten is beperkt tot HR en jouw beoogde leidinggevende(n)
die betrokken zijn bij de wervings- en selectieactiviteiten op basis van een strikte ‘need-to-know’ basis
voor de doeleinden zoals hierboven vermeld . De vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens wordt
gewaarborgd.
WAAR VERWERKEN WIJ GEGEVENS
Pauwels N.V. is een Belgisch bedrijf en tracht in eerste instantie jouw persoonsgegevens zoveel
mogelijk te verwerken in België en zal deze gegevens nooit buiten de Europese Economische Ruimte
(EER) verwerken of jouw persoonsgegevens doorgeven aan ontvangers die zich in landen buiten de
EER bevinden waarvan de wetgeving niet dezelfde graad van gegevensbescherming biedt.
GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING
1. Geautomatiseerde besluitvorming wordt gedefinieerd als beslissingen over individuen die
uitsluitend worden gebaseerd op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking en waaraan
rechtsgevolgen zijn verbonden of die de betrokken individuen in aanmerkelijke mate treffen.
2. Wij stellen als beginsel voorop om geen gebruik te maken van geautomatiseerde besluitvorming
zoals hierboven omschreven. Wij baseren onze beslissing om je aan te werven niet uitsluitend op een
geautomatiseerde gegevensverwerking van jouw persoonsgegevens.
BEWAARTERMIJNEN
1. We bewaren jouw persoonsgegevens gedurende de periode die noodzakelijk is in het licht van de
hierboven vermelde doeleinden. Indien de sollicitatie niet uitmondt in een arbeidsrelatie, zullen jouw
persoonsgegevens bewaard worden gedurende twee jaar na het einde van de aanwervingsprocedure
voor de doeleinden die hiervoor besproken werden, tenzij de wetgeving anders bepaalt.
2. Na afloop van de wervings- en selectieprocedure bewaart Pauwels N.V. de persoonsgegevens van
de kandidaat in de wervingsreserve voor het geval er een geschikte vacature vrijkomt. Tenzij de
wetgeving anders bepaalt, worden de gegevens van de kandidaat maximaal 2 jaar bewaard na
afsluiten sollicitatie.
Opnieuw solliciteren binnen de bewaartermijn, stuit deze termijn: als een kandidaat meermaals
solliciteert voor de afloop van de bewaartermijn, zal dus telkens de afsluitdatum van de laatste
sollicitatie gebruikt worden.
Als de bewaartermijn verstreken is, zullen jouw persoonsgegevens volledig uit het systeem van
Pauwels N.V. gewist worden en zullen we deze niet langer verwerken. Enkel om aan onze wettelijke
verplichtingen te voldoen (waaronder verzoeken van politie en justitie), voorschriften na te leven,
geschillen op te lossen, de beveiliging te handhaven, fraude en misbruik te voorkomen, onze
Gebruikersovereenkomst af te dwingen of uw verzoek tot uitschrijving voor verdere berichten van
ons uit te voeren, kunnen jouw persoonlijke gegevens langer bewaard worden als dat redelijkerwijs
nodig is.
JOUW RECHTEN OMTRENT PERSOONSGEGEVENS
1. Als kandidaat heb je het recht om op ieder moment jouw persoonsgegevens in te kijken (toegang
tot inzage), er een kopie van op te vragen (recht op overdragen van data), de persoonsgegevens te
laten verbeteren of aan te vullen (recht op aanvullen of verbeteren),de toestemming voor het
verwerken van bepaalde persoonsgegevens in te trekken (recht op intrekking van jouw toestemming),
jezelf te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (recht op volledig wissen of
tijdelijk beperken van de verwerking) of bezwaar te maken tegen de verwerking
2. Om deze rechten uit te oefenen kan je een aanvraag doen via hr@pauwels-sauces.com
3. Pauwels N.V. zal jouw aanvraag beantwoorden binnen een termijn van 1 maand na ontvangst van
de aanvraag en er al dan niet gevolg aan verlenen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.
Zo zullen wij jou bv. niet van alle documenten een kopie kunnen bezorgen, aangezien wij namelijk ook
de rechten en vrijheden van anderen dienen te respecteren, kan de gegevensverwerking enkel gestopt
of beperkt worden voor zover de gegevens niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden
waarvoor ze verwerkt werden of kan je jouw toestemming enkel intrekken voor de persoonsgegevens
waarvan de verwerking gebasseerd is op jouw toestemming.
4. Wanneer Pauwels N.V. redenen heeft om te twijfelen aan de identiteit van de aanvrager, is Pauwels
N.V. gerechtigd om aanvullende informatie te vragen ter controle van jouw identiteit zodoende elke
ongeoorloofde aanvraag te voorkomen.
5. Indien je ontevreden bent over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens of enige vraag of
verzoek rond privacy behandeld hebben, heb je daarnaast ook het recht om een klacht in te dienen
bij de toezichthoudende autoriteit van het land waar je verblijft, waar je werkt of waar de vermeende
inbreuk werd begaan.
Voor België is dat de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be | www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
TAAL
De oorspronkelijk taal van deze sollicitatie privacyverklaring is Nederlands. Vertalingen of
documenten opgesteld in een andere taal, vormen steeds louter een toegift naar de kandidaat toe. In
het geval van verschil tussen de Nederlandse tekst en de vertaalde tekst, zal enkel de Nederlandse
tekst gelden.
CONTACTGEGEVENS
Voor vragen over de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken en/of de wijze waarop wij
solliciaties behandelen in het algemeen, en voor de uitoefening van jouw rechten kan je Pauwels
N.V. contacteren via:
Pauwels N.V. - HR departement
Vaartstraat 176 2520 Oelegem
Telefoon +32 (03 475 04 75
e-mail: hr@pauwels-sauces.com
Je kunt deze contactgegevens ook gebruiken indien je een klacht bij ons wenst in te dienen m.b.t. de
verwerking van jouw persoonsgegevens.
WIJZIGINGEN AAN DIT SOLLICITATIE PRIVACYBELEID
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Iedere aanpassing die we in de toekomst
doen aan dit sollicitatie privacybeleid, zal op de careersite (https://jobs.pauwelssauces.com/index.aspx ) en/of het intranet worden geplaatst. Om u te informeren wanneer wij dit
sollicitatie privacybeleid voor het laatst hebben aangepast, zullen wij bij iedere wijziging de datum van
herziening bovenaan deze pagina aanpassen en een bericht hierover op de website www.pauwelssauces.com plaatsen. De aangepaste Privacyverklaring zal dan gelden vanaf deze datum.
Gelieve deze pagina (op het intranet of de careersite) regelmatig te raadplegen om op de hoogte te
blijven van de wijzigingen en toevoegingen.
Voor zover wij over uw e-mailadres beschikken en uw persoonsgegevens nog aan het verwerken zijn,
zullen wij u tevens elektronisch op de hoogte brengen van iedere wijziging aan dit sollicitatie
privacybeleid.